Auxiliar Administrativo/a (Cúcuta)

El Programa Mundial de Alimentos (PMA por sus siglas en inglés) busca candidatos/as de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios. La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el balance de género. PMA está comprometido con el principio de igualdad de oportunidades de empleo para todos sus empleados y alienta a los candidatos calificados a postularse independientemente de su raza, color, origen étnico o social, información genética, género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, religión o creencia, estado de VIH, discapacidad física o mental. Los candidatos que cumplan con los criterios de selección podrán ser incluidos en el roster para múltiples ciudades y podrán ser contactados en los próximos 24 meses para confirmar su interés y disponibilidad según sea necesario. TÍTULO DEL CARGO: Auxiliar Administrativo/a TIPO DE CONTRATO: Service Contract (SC) UNIDAD: Oficinas de Terreno LUGAR DE TRABAJO: Cúcuta, Norte de Santander DURACIÓN: Seis (6) meses. Renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles NIVEL: SC3 CONTEXTO ORGANIZATIVO: Estos puestos han de cubrirse en las oficinas en los países, los despachos regionales y la Sede. Los titulares de este puesto prestan apoyo administrativo a uno o varios equipos y/o respaldan una esfera operativa específica, y presentan informes al Asistente pertinente. En este nivel, el trabajo se lleva a cabo con supervisión mínima. Los titulares deben realizar un trabajo bien organizado y preciso. FINALIDAD DEL PUESTO: Llevar a cabo una variedad de tareas ordinarias de apoyo operativo garantizando que el personal reciba un respaldo eficaz. Bajo la supervisión directa del(la) Asistente Administrativo y coordinación con la (el) Jefe de la OT Cúcuta. RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Recopilar, ordenar y distribuir correspondencia, informes y otros materiales para atender las necesidades del personal en los plazos establecidos.
- Responder a las consultas ordinarias recibidas o remitirlas, cuando sea apropiado, a las instancias superiores, para prestar un servicio oportuno y esmerado a los clientes.
- Corregir documentos escritos, como informes y correspondencia estándar, para contribuir a la exactitud de la información escrita elaborada por el personal.
- Llevar a cabo, cuando se requiera, un conjunto de actividades ordinarias de apoyo operativo, para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales.
- Hacer preparativos de viaje y ayudar a organizar eventos, entre otros menesteres, para ayudar al personal a trabajar con eficacia.
- Ayudar en el mantenimiento de ficheros, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
- Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y el equipo operativo pueda acceder fácilmente a ella.
- Conocimiento de realización de inventarios, procesos administrativos, procesos competitivos para contratación de servicios, manejo de facturación, relacionamiento y negociación con proveedores. MARCO DE LIDERAZGO DEL PMA: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO Liderar mediante el ejemplo y con integridad Defender los valores, principios y normas del PMA: Demostrar los valores, principios y normas del PMA Respetar a los demás y apreciar la diversidad: Valorar la diversidad mediante el uso de un lenguaje respetuoso e inclusivo Mantener la concentración y la calma bajo presión: Mantener la concentración y la calma bajo presión Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje: Mostrar humildad, voluntad de aprender y compartir conocimientos; solicitar la opinión de los demás y actuar en consecuencia; y aprovechar oportunidades de desarrollo Generación de resultados y cumplimiento de los compromisos Generar resultados de máximo impacto: Hacerse responsable de la consecución de resultados Delegar tareas de forma apropiada: Solicitar orientación y ayuda cuando sea necesario Adaptarse fácilmente a los cambios: Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo Practicar la inclusión y la colaboración: Fomentar el trabajo en equipo, compartir ideas y plantear problemas abiertamente Aportar críticas constructivas y oportunas: Aportar críticas constructivas y oportunas a los demás Construir y compartir nuevas perspectivas: Prestar atención a los demás y compartir puntos de vista Uso de pensamiento estratégico Comunicar y cumplir la visión del PMA: Adoptar la visión del PMA y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo Alentar la curiosidad y los nuevos métodos de trabajo: Mostrar curiosidad y adoptar nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente Analizar y evaluar los datos: Recopilar datos y compartir conocimientos para guiar las actividades del equipo Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión: Hacer preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles Establecer asociaciones: Comportarse de forma profesional con socios externos Colaborar para lograr objetivos comunes: Trabajar con socios para lograr objetivos comunes CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS: Formación: Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico o Tecnólogo en ciencias administrativas, contables o afines. Experiencia: Tres (3) años mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general. Conocimientos y competencias:
- Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras y escáneres.
- Conocimiento de las tareas y los métodos estandarizados de apoyo operativo.
- Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Excel, Word.
- Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
- Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.
- Capacidad para trabajar respetando los plazos y seguir instrucciones claras. Idiomas: Fluidez en español Plazo para postular: 26 de junio de 2024 Para mejorar la accesibilidad y la inclusión de los procesos de selección en el Programa Mundial de Alimentos (PMA), alentamos a las personas que requieran adaptaciones relacionadas con discapacidad u otra asistencia de accesibilidad, a que nos contacten. Envíe sus solicitudes por correo electrónico a . Al recibir su correo electrónico, el equipo de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) se comunicará con usted para discutir sus necesidades de manera confidencial y brindarle apoyo. El PMA está comprometido con proporcionar una experiencia de reclutamiento que respete y responda a las necesidades únicas de cada candidato y candidata. Todas las decisiones de empleo se toman sobre la base de las necesidades organizativas, los requisitos del trabajo, el mérito y las calificaciones individuales. El PMA se compromete a proporcionar un ambiente de trabajo inclusivo libre de explotación y abuso sexuales, todas las formas de discriminación, cualquier tipo de acoso, acoso sexual y abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someterán a una rigurosa verificación de antecedentes y referencias y todas las solicitudes de empleo serán tratadas con la más estricta confidencialidad. Visite el siguiente sitio web para obtener más información sobre el trabajo que realiza el PMA () Postúlate en Kit Empleo: kitempleo.com.co/empleo/1ahbp7