Asistente Administrativa Bogotá (Colombia)

Asegurar el buen funcionamiento de la oficina realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. Apoyar a la Dirección General en los procesos de compras. Realizar tareas relacionadas con Recursos Humanos, contestar llamadas, atender a los clientes y proveedores.

Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos y correspondencia tanto entrantes como salientes

Apertura y cierre diario de las instalaciones

Coordinar los servicios de mensajería y Courier.

Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.

Identifica, solicita y monitorea las cotizaciones clientes Ames.

Redactar, archivar y revisar documentos, tales como actas, recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos, o que le sean asignados como labor.

Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes, contables y otros documentos administrativos

Escanear documentos físicos contables para respaldarlos de forma digital.

Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de las áreas administrativas, de procesos, logístico y productivo.

Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, y otras actividades afines

Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz

Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.

Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.

Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo.

Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales papelería, elementos de aseo y cafetería y equipos cuando sea necesario.

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